Как получить закрывающие документы в Vitamin.tools
В этой статье мы подробно объясним, как и когда можно получить закрывающие документы.
1. Закрывающие документы
2. Формирование отчета
3. Как загрузить подписанные документы?
4. Акты сверки
5. Нет нужного документа
6. Частые вопросы
Как получить закрывающие документы?
Закрывающие документы формируются автоматически в Витамин-аккаунте плательщика в период с 15 по 20 число каждого месяца. Документы создаются на основании средств, потраченных на рекламу в прошлом календарном месяце.
Чтобы получить документы, выполните следующие шаги:
Перейдите в раздел “Финансы” — “Финансовые документы”.
Найдите нужный акт выполненных работ за интересующий вас период.
Скачайте его, нажав на иконку загрузки.
Важно: Документы формируются на основании фактических расходов, а не оплаченных счетов.
Формирование отчета на основе закрывающих документов
Сформируйте отчет по расходам на основе закрывающих документов.
Для этого в разделе “Финансы” — “Финансовые документы” выберите год и месяц и нажмите на кнопку [Скачать отчёт].
В отчёте за месяц будут указаны:
ID или названия рекламных кабинетов
Рекламная система
Название платежного профиля(баланса)
Сумма расхода за период
Начало и окончание периода
Как загрузить подписанные документы?
Загрузить подписанные документы можно несколькими способами:
а) Подключить ЮЛ или ИП к ЭДО и направить подписанные документы через систему ЭДО.
Подключение к ЭДО упростит процесс обмена документами и исключит необходимость их сканирования и загрузки вручную.
Подробнее рассказали в статье "Как подключиться к ЭДО в Vitamin.tools"
б) Скачать, подписать и загрузить документы через личный кабинет Vitamin.tools. Для этого:
1. Выберите документ для подписания.
В разделе "Финансы" - "Финансовые документы" выберите документ, который требуется подписать.
Важно: Документы, требующие подписи, отмечены красным текстом "Требуется подпись".
2. Нажмите на строку с документом или на кнопку [Подписать] рядом с ним, чтобы открыть окно.
3. Скачайте документ , распечатайте, подпишите и сделайте скан/фото (размер файла не должен превышать 5 МБ, формат .pdf).
4. Нажмите [Прикрепить файл], чтобы приложить скан/фото подписанного документа и выберете подготовленный файл.
5. Проверьте корректность приложенного файла по названию и нажмите [Отправить документ]
Важно: Все документы необходимо подписать и загрузить до окончания квартала, в котором они были выставлены, чтобы избежать задержек в обработке.
Запрос на акт сверки
Если вам нужен акт сверки, его можно запросить вручную через наш финансовый отдел. Для этого напишите на act@vitamin.tools, указав:
Период, за который нужна сверка.
ИНН и наименование плательщика.
Акты сверки не формируются автоматически. Мы подготовим акт сверки и отправим вам его по вашему запросу.
Отсутствие нужного документа
Документы формируются после окончания месяца, поэтому если обращение сделано до 20-х чисел текущего месяца, документы могут еще не быть готовы.
Если вы не нашли нужные закрывающие документы в личном кабинете, убедитесь, что запрашиваемый период уже завершен.
Если документы все еще недоступны после этого срока, напишите на act@vitamin.tools, указав информацию о вашем Витамин-аккаунте и периоде.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Когда формируются закрывающие документы?
Закрывающие документы обычно формируются с 15 по 20 число каждого месяца за расходы в предыдущем календарном месяце.Где найти закрывающие документы?
В разделе “Финансы” - “Финансовые документы”. Закрывающие документы также направляются на почту бухгалтера, указанную в реквизитах платежного профиля или через ЭДО, в случае если он подключен.Что делать, если документы не сформированы до 20 числа?
Процесс формирования занимает время. Документы появляются в Витамин-аккаунте в 20-ых числах. Получить заранее до формирования нельзя. Пожалуйста, проверьте личный кабинет на наличие документов позже.Когда нужно загрузить подписанные закрывающие документы?
Подписанные закрывающие документы необходимо загрузить до окончания квартала, в котором они были выставлены.
Не дожидайтесь последних дней квартала — своевременная загрузка документов позволит нашим специалистам финансового департамента оперативно проверить файлы.Чем отличаются акт выполненных работ, УПД и акт сверки?
Акт выполненных работ — документ, подтверждающий оказание услуг.
УПД (универсальный передаточный документ) — это единый документ, который совмещает функции акта и счета-фактуры и содержит всю необходимую информацию для учета и отчетности.
Акт сверки — документ, подтверждающий взаиморасчеты между клиентом и компанией.