Автоматический счёт — это счёт на пополнение баланса, который платформа формирует автоматически раз в месяц. Документ приходит на электронную почту до 25 числа. Деньги по нему не списываются — платёж нужно проводить вручную.
В статье расскажем, как работают автоматические и регулярные счета, как платформа рассчитывает сумму, когда отправляет документы и как изменить или отключить настройки.
Управление находится в разделе «Финансы» → вкладка «Регулярные счета».
Типы регулярных счетов
1. Автоматический счёт — по фактическим расходам. Платформа анализирует расходы по платёжному профилю, рассчитывает сумму и до 25 числа формирует документ на оплату.
Когда использовать: если расходы меняются от месяца к месяцу и вы не хотите рассчитывать сумму вручную перед каждым пополнением.
2. Регулярный счёт — фиксированный график и сумма. Вы сами один раз задаёте сумму, день и время, когда система должна присылать документ. Например, ровно 50 000 ₽ каждого 1-го числа
Когда использовать: если вы работаете по утверждённой смете, платите за фиксированный тариф или подгоняете платежи под график бухгалтерии/финдиректора.
Если... | Выбирайте... |
Расход меняется от месяца к месяцу | Автоматический счёт |
Сумма пополнения фиксирована | Регулярный счёт |
Платежи проходят по графику бухгалтерии | Регулярный счёт |
Не хотите рассчитывать сумму вручную | Автоматический счёт |
Автоматический счёт
Автоматический счёт подходит клиентам, у которых расходы меняются от месяца к месяцу. Платформа сама следит за тратами и подбирает сумму пополнения — вам не нужно считать её вручную и помнить про выставление счёта.
Как включить/отключить автоматический счёт
Автоматические счета включаются один раз — на весь аккаунт. Отдельно настраивать каждый платёжный профиль не нужно. Перейдите в раздел «Финансы» → вкладку «Регулярные счета» и нажмите «Включить системные регулярные счета».
После включения документы приходят по каждому платёжному профилю, где в текущем месяце были расходы. Если для профиля уже настроен регулярный счёт, система использует его вместо автоматического.
Чтобы отключить настройку, вернитесь на ту же вкладку и нажмите «Отключить все системные регулярные счета».
Что будет, если изменить параметры автоматического счёта
При изменении суммы, даты отправки или периодичности система переводит автоматический режим в регулярный. Указанная сумма фиксируется, а алгоритм больше не меняет её в зависимости от расходов.
Если изменения были случайными, удалите регулярный счёт и снова включите системные регулярные счета. Со следующего месяца алгоритм снова будет определять сумму по фактическим тратам.
Как рассчитывается сумма
Каждый месяц алгоритм определяет сумму для каждого платёжного профиля с расходами в текущем месяце. Если трат не было, документ не формируется.
Сначала алгоритм определяет среднюю сумму ежедневных трат и прогнозирует показатель за полный месяц. Затем добавляет запас на случай роста трат в конце месяца и округляет результат вверх до ближайших 5 000 ₽.
Например, с 1 по 23 число вы потратили 230 000 ₽. Средний расход за день составляет 10 000 ₽.
230 000 ₽ ÷ 23 × 31 = 310 000 ₽ — прогноз на полный месяц.
Затем алгоритм добавляет запас на возможный рост трат. В нашем примере итог составляет 360 000 ₽.
Итого: прогноз на месяц + запас = сумма к оплате.
В какие даты выставляют счёт
Алгоритм формирует документ один раз в месяц — до 25 числа. Если выбранная дата приходится на выходной или праздничный день, отправка переносится на последний рабочий день перед 25-м. Изменить дату выставления автоматического счёта нельзя.
Куда приходит документ
По умолчанию счёт уходит на адрес электронной почты, указанный при регистрации аккаунта. Если вам нужно, чтобы документы приходили бухгалтеру или клиенту, создавайте регулярный счёт.
Регулярный счёт
По одному платёжному профилю можно настроить несколько регулярных счетов с разной периодичностью. Например, один документ уходит каждую неделю на 10 000 ₽, а другой — раз в месяц на 50 000 ₽. Система будет отправлять их по заданному расписанию.
Как создать и настроить регулярный счёт
Настройка выполняется отдельно для каждого платёжного профиля. Перейдите в раздел «Финансы» → вкладку «Регулярные счета» и нажмите «Создать регулярный счёт».
В открывшемся окне сначала выберите договор, затем задайте основные параметры:
- Сумма. В поле «Сумма выставления» укажите нужное значение. Рядом система покажет ориентир на основе текущих трат — его можно взять за основу или задать другой размер платежа.
- Периодичность. Выберите, как часто система должна формировать документ: раз в неделю или раз в месяц.
- Дата и время. Укажите конкретный день и час. Например, при ежемесячной периодичности можно выбрать 10-е число и 10:00. Для еженедельной — нужные дни недели и время.
Если выбранная дата выпадает на выходной или праздник, документ отправляется в последний рабочий день перед ней. А если указанного числа в месяце нет — например, 31-е в феврале, — отправка сместится на последний день месяца.
- Получатели. По умолчанию счёт уходит на адрес электронной почты, указанный при регистрации аккаунта. В поле «Адрес электронной почты» добавьте другие адреса, если документ должна получать бухгалтерия или несколько сотрудников.
- Срок действия. По умолчанию настройка работает бессрочно. Если бюджет утверждён на определённый период, укажите дату окончания в поле «Повторять до».
Как изменить или отключить регулярный счёт
На вкладке «Регулярные счета» откройте меню рядом с нужной настройкой:
- Редактировать — изменить сумму, дату, периодичность, получателей или срок действия.
- Отключить — временно приостановить отправку. Все параметры сохранятся, поэтому после включения повторно настраивать их не придётся.
- Удалить — полностью убрать настройку, если она больше не нужна.
Частые вопросы об автосчетах
Можно ли настроить несколько регулярных счетов для одного платёжного профиля?
Да. Например, один можно настроить на еженедельную отправку на 10 000 ₽, а второй — на ежемесячную на 50 000 ₽. Каждый будет работать по своему расписанию.
Что произойдёт, если по платёжному профилю в текущем месяце не было расходов?
Автоматический счёт не сформируется. Регулярный при этом продолжит работать по заданному графику, поскольку его сумма не зависит от текущих трат.
Можно ли использовать автоматические и регулярные счета одновременно?
Да. Для одного платёжного профиля действует приоритет регулярного счёта: если вы настроили его, автоматический для этого профиля не формируется. На остальных профилях автоматические счета продолжают работать.
Списываются ли деньги после формирования документа?
Нет. Система только формирует документ и отправляет его получателю. Оплату проводите вы или ваша бухгалтерия вручную.
Можно ли ограничить срок действия?
Да. В поле «Повторять до» укажите дату, после которой система перестанет отправлять документы. Если дату не указывать, настройка будет работать бессрочно.